Software de Trazabilidad: ¿Cómo Mejorar el Control del Inventario?

El software de trazabilidad es una herramienta que permite llevar un control seguro y ágil del proceso de elaboración de un producto o lote de productos en cada una de sus etapas. Desde las materias primas hasta los envases, pasando por la producción, el almacenamiento, la distribución y la entrega al cliente.

La trazabilidad es una práctica recomendada en los procesos de desarrollo tecnológico, ya que se enfoca en poder rastrear detalladamente los puntos por los que ha atravesado una solicitud o petición, junto con información relacionada con cada uno de estos puntos, como los datos de tiempo, errores, latencia y demás.

La importancia de la trazabilidad en logística es indudable, de ahí que las compañías requieren un software efectivo para controlar su stock. En este artículo, veremos qué funciones debe cumplir este software y qué beneficios puede aportar a las empresas.

¿Qué es la trazabilidad y por qué es tan importante?

Según el Reglamento 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, la trazabilidad es la posibilidad de encontrar y seguir el rastro de un producto en todas las etapas de producción, transformación y distribución.

La trazabilidad consiste en reconstruir el historial de un producto e identificar las condiciones que lo rodean a lo largo de la cadena de suministro. Gracias a ella se puede conocer todo lo que ocurre en la cadena logística y detectar el origen de una incidencia con facilidad.

La trazabilidad de un producto puede ser de tres tipos: hacia atrás (ascendente), interna (del proceso) o hacia delante (descendente).

La trazabilidad hacia atrás

Consiste en buscar el origen de los ingredientes y elementos que han intervenido en la elaboración del producto.

La trazabilidad interna

Se centra en conocer el proceso que ha sufrido el producto dentro de la empresa en relación a las materias primas que lo conforman y su envasado.

La trazabilidad hacia delante

Se basa en identificar el destinatario del producto y toda la información relativa a su comercialización.

La trazabilidad es un requisito legal para algunos sectores, como el de la alimentación, el farmacéutico o el químico, que están obligados a controlar la trazabilidad de la mercadería por motivos de seguridad y calidad.

¿Qué funciones debe cumplir un software de trazabilidad?

Un software de trazabilidad es una solución efectiva para gestionar toda la información relativa a los productos de manera controlada, eficaz y sin posibilidad de que se produzcan equivocaciones. Un software de trazabilidad debe cumplir las siguientes funciones:

Identificar los productos o lotes

mediante códigos de barras, QR, RFID u otros sistemas de etiquetado.

Registrar los datos de cada producto

Como la fecha de fabricación, el lote de origen, el proveedor, el destino, el estado, etc.

Almacenar los datos de forma segura y accesible

Utilizando bases de datos, nubes o sistemas de gestión documental.

Integrarse con otros sistemas de la empresa,

Como el ERP, el CRM, el WMS o el SGA, para compartir y sincronizar la información.

Generar informes y estadísticas

Tales como: seguimiento de los productos, el rendimiento de los procesos, el cumplimiento de las normativas, etc.

Alertar de posibles incidencias,

Desviaciones o anomalías que puedan afectar a la calidad o la seguridad de los productos.

Facilitar la trazabilidad inversa

Es decir, la localización y la retirada de los productos defectuosos o contaminados del mercado.

¿Qué beneficios aporta un software de trazabilidad?

El uso de un software de trazabilidad aporta numerosos beneficios a las empresas, tanto a nivel operativo como estratégico. Entre ellos, podemos destacar los siguientes:

• Mejora el control del inventario, al tener una visión completa y actualizada de los productos disponibles, su ubicación y su estado.
• Optimiza la gestión de los procesos, al reducir los errores, los tiempos y los costes asociados al seguimiento de los productos.
• Aumenta la calidad y la seguridad de los productos, al garantizar el cumplimiento de las normativas y los estándares de calidad, así como la prevención y la resolución de incidencias.
• Refuerza la imagen de marca, al demostrar el compromiso con los consumidores y los clientes, ofreciendo productos trazables, transparentes y confiables.
• Potencia la competitividad y la rentabilidad, al mejorar la eficiencia, la productividad y la satisfacción de los clientes, lo que se traduce en una mayor fidelización y una mayor cuota de mercado.

¿Qué software de trazabilidad elegir según el sector?

Existen diferentes tipos de software de trazabilidad según el sector al que se dirigen, ya que cada uno tiene unas necesidades y unas características específicas. A continuación, veremos algunos ejemplos de software de trazabilidad para los sectores más relevantes.

Software de trazabilidad alimentaria

El software de trazabilidad alimentaria es aquel que permite controlar el origen, la composición, el tratamiento y el destino de los alimentos, desde el campo hasta la mesa. Este tipo de software es imprescindible para garantizar la seguridad alimentaria y el cumplimiento de las normativas sanitarias.

Algunos de los mejores software de trazabilidad alimentaria son:

• GsBase: es un software de trazabilidad alimentaria que permite gestionar todos los procesos relacionados con la producción, el almacenamiento, la distribución y la venta de alimentos. Cuenta con módulos específicos para cada sector, como el cárnico, el lácteo, el hortofrutícola, el panadero, el congelado.
• xEasy Business Suite: no es un software de trazabilidad alimentaria al uso, pero sí incluye una potente herramienta de monitorización que permite consultar el estado de los envíos de determinados paquetes y palets, incluyendo lotes de alimentos recién salidos de fábrica.
• TWO-Tier: Es un software de trazabilidad alimentaria que se adapta a las necesidades de cada empresa, ofreciendo soluciones personalizadas para cada sector y cada proceso. Permite gestionar la trazabilidad de los productos desde el origen hasta el destino, controlando los lotes, las caducidades, las devoluciones, las incidencias.

Software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios

El software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios es aquel que permite controlar el origen, la composición, el tratamiento y el destino de los medicamentos, los productos sanitarios y los productos químicos, desde el laboratorio hasta el paciente. Este tipo de software es esencial para garantizar la seguridad y la calidad de los productos, así como el cumplimiento de las normativas.

Algunos de los mejores software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios son:

• ICG Manager: es un software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios que permite gestionar todos los procesos relacionados con la fabricación, el almacenamiento, la distribución y la venta de productos farmacéuticos y químicos.
• 4FOOD Software: es un software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios que permite gestionar la trazabilidad de los productos desde el laboratorio hasta el paciente, controlando los lotes, las caducidades, las devoluciones, las incidencias, etc. Además, se integra con otros sistemas de la empresa, como el ERP, el WMS o el SGA.
• LIMS: es un software de trazabilidad farmacéutica y laboratorios que permite gestionar la trazabilidad de los productos desde el laboratorio hasta el paciente, controlando los lotes, las caducidades, las devoluciones, las incidencias, etc. Además, se integra con otros sistemas de la empresa, como el ERP, el WMS o el SGA.

Software de trazabilidad industrial y manufacturera

El software de trazabilidad industrial y manufacturera es aquel que permite controlar el origen, la composición, el tratamiento y el destino de los productos industriales y manufacturados, desde la materia prima hasta el producto final. 

Este tipo de software es fundamental para garantizar la calidad y la eficiencia de los procesos productivos, así como el cumplimiento de las normativas técnicas, como la ISO 9001 o la ISO 14001.

Algunos de los mejores software de trazabilidad industrial y manufacturera son:

• Trace One: Es un software de trazabilidad industrial y manufacturera que permite gestionar todos los procesos relacionados con la producción, el almacenamiento, la distribución y la venta de productos industriales y manufacturados
• Traceability: es un software de trazabilidad industrial y manufacturera que permite gestionar la trazabilidad de los productos desde la materia prima hasta el producto final, controlando los lotes, las caducidades, las devoluciones, las incidencias.
• TracePro: es un software de trazabilidad industrial y manufacturera que permite gestionar la trazabilidad de los productos desde la materia prima hasta el producto final, controlando los lotes, las caducidades, las devoluciones, las incidencias.

¿Cómo elegir el mejor software de trazabilidad para tu negocio?

A la hora de elegir el mejor software de trazabilidad para tu negocio, debes tener en cuenta una serie de factores que te ayudarán a tomar la decisión más acertada. Estos son algunos de los aspectos que debes considerar:

El Contexto Empresarial y la Diversidad de Productos

Varía significativamente según el sector y las características particulares de los productos. Es crucial reconocer que un software destinado a la trazabilidad de alimentos difiere notablemente de aquel diseñado para medicamentos o productos industriales. Cada sector impone requisitos y normativas específicas que el software debe cumplir para garantizar una gestión eficiente de la trazabilidad.

Funcionalidad y Usabilidad: Pilares del Software de Trazabilidad

Este debe proporcionar las herramientas necesarias para gestionar la trazabilidad de los productos de manera integral. Entre las funciones esenciales se encuentran la identificación precisa, el registro detallado, el almacenamiento seguro, la integración fluida, la generación de informes detallados y la alerta inmediata de incidencias.

Escalabilidad y Adaptabilidad: Claves para la Evolución Empresarial

Un software de trazabilidad eficaz satisface las necesidades actuales de la empresa y demuestra su capacidad para crecer y evolucionar con la organización. Esto implica adaptarse a cambios imprevistos en el mercado, las necesidades del consumidor y la legislación actual.

Seguridad y Fiabilidad: Protegiendo la Información Sensible

La seguridad y fiabilidad del software son aspectos críticos que no deben subestimarse. El software debe garantizar la salvaguarda de los datos que almacena y gestiona, impidiendo cualquier acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción de información. La implementación de sistemas de encriptación, la realización periódica de copias de seguridad y la capacidad de recuperación de datos son componentes esenciales para asegurar la integridad de la información.

Soporte y Asistencia: Compromiso con la Satisfacción del Cliente

La experiencia del usuario va más allá de la funcionalidad del software; el soporte y la asistencia son cruciales. Un servicio de atención al cliente eficiente debe estar disponible para resolver dudas, problemas o incidencias que puedan surgir durante el uso del software.

Conclusión

Las empresas que quieren garantizar la calidad y la seguridad de sus productos y mejorar el control de su inventario deben tener en cuenta un software de trazabilidad que permita un seguimiento detallado de los productos en cada una de sus fases, desde el origen hasta el destino, cumpliendo con las normativas vigentes y ofreciendo transparencia.

Según el sector al que se dirigen, existen varios tipos de software de trazabilidad, cada uno con sus propias características y funcionalidades. El mercado, la funcionalidad, la escalabilidad, la seguridad y el soporte del software son algunos de los factores que debe considerar al seleccionar el software de trazabilidad ideal para su empresa.